ما هو التقرير ، يُعرَف التقرير أو البيان أو المستند بأنّه أحد أساليب الكتابة المستخدمة لإعطاء تفاصيل كاملة عن موضوع ما بطريقة حيادية، ويكون ذلك من خلال ربط الوقائع المادّية وتلخيص النتائج المتعلّقة بها، ويعتمد التقرير على وجود هيكلة عامّة للموضوع الأساسي وتفرّعاته بالإضافة إلى ملخص استنتاجي لما ورد فيه.

محتويات المقال

ما هو التقرير

وقبل إعداد أي تقرير لا بد أولًا من تحديد الهدف الرئيس منه، كما يجب تحديد الفئة المستهدفة التي أُعِدّ التقرير لتقديم الفائدة لهم.

ما هو التقرير
ما هو التقرير
  • من المهم أن يقوم كاتب التقرير بتقسيم الصفحة أو الصفحات التي سوف يُدوِّن بها التقرير إلى مجموعة من العناوين الأساسية والفرعية.
  • العمل على سرد التقرير من خلال عبارات موجزة دون الاسترسال غير المُجدي.
  • يجب أن يتضمن عنوان التقرير العلمي الهدف الأساسي من كتابة التقرير.
  • الاهتمام بالتوصيات والمقترحات الأساسية فهي مناط كتابة التقرير، وفي كثير من الأحيان، يكون المعروض عليه التقرير على علم بجوانب المشكلة؛ لذا ينخرط مباشرة في قراءة التوصيات والمقترحات، والتي تمثل الخاتمة المتعلقة بالتقرير العلمي.

ما هو التقرير في البلاغة

في البلاغة، التقرير هو إحدى الأساليب اللغوية التي تستخدم لتوصيل المعلومات والحقائق بطريقة واضحة ومباشرة.

  • يُعرف التقرير في البلاغة بأنه إشارة إلى مجرد الخبر، وهو يستخدم لوصف حقيقة أو وقائع معينة بدون تلوين أو تعليق.
  • يعتبر التقرير جزءًا من المقال الواقعي، حيث يهدف إلى تزويد القارئ بالمعلومات الأساسية والتفاصيل العامة حول موضوع معين.

ما هو التقرير في اللغة العربية

يُطْلَق مُصْطلَح (تَقْرِير) في الفِقْهِ في عِدَّة مواطِن، منها: كِتاب النِّكاحِ، باب: الصَّداق.

  • وفي كتاب البُيوعِ، باب: الشَّرِكة، وباب: الشُّفْعَة، وباب: الوَقْف، وباب: القِراض، وفي باب: إِحْياء المَواتِ، ويُراد به: تَثْبِيت الأَمْرِ المَوجودِ وإِبْقاؤه على حالِهِ. ويُطْلَق في عِلْمِ أُصولِ الفِقْهِ، باب: الأدلَّة الشَّرعيَّة، ويُراد به: سُكُوت النَّبِيِّ صَلَّى اللهُ عليه وسَلَّم عن إِنْكارِ أَقْوالِ وأَفْعالِ الصَّحابَةِ رضي اللهُ عنهُم. ويُطْلَق في العَصْرِ الحاضِرِ، ويُراد بِه: بَيانٌ يَكْتُبُهُ المُوَظَّفُ المُخْتَصُّ حَوْلَ حالَةٍ مُعَيَّنَةٍ.

قد يهمك:

تعريف التقرير واهميته

لكتابة التقرير أهمية كبيرة في الميدان الوظيفي، و تلك الأهمية تكمن في الأسباب التالية:

  • وسيلة اتصال هامة داخل المنشآت.
  • يعد مصدرا من مصادر المعلومات.
  • يُعد أداة مراقبة وتقييم للأعمال والأنشطة الموضوعة ضمن خطة العمل.
  • يوضّح المستجدات.
  • يمكن الإدارة من التعرف على وجهات نظر العاملون.
  • يساعد في التنسيق والتعاون والترابط بين الوحدات العاملة.
  • يمكِّن من إجراء التغييرات المناسبة في الوقت المناسب.
  • يعين في رسم صورة عن سير العمل ومدى نجاحه أو فشله، كما وتعكس وتفسِّر التقدم في العمل أو انعدامه.
  • يمّكن الإدارة من التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.
  • توفير معلومات لازمة لصناعة القرار.
  • تساعد في التخطيط الفعَّال والاستراتيجي.
  • تستخدم التقارير لإعلام المسؤولين بمشكلات ومقومات الأداء في العمل
  • تساعد المدراء في اتخاذ القرارات لما توفره من معلومات .
  • وسيلة رقابية هامة لمعرفة ما تم إنجازه وما لميتم وعقبات التنفيذ.

تعريف التقرير الإداري

تقارير الإدارة هي المستندات التي توفر المعلومات لصانعي القرار في المنظمة ، وعادة ما تكون على المستوى الإداري والتنفيذي.

  • تلخص هذه التقارير بإيجاز البيانات الأساسية المتعلقة بمجال معين من العمل، مثل الأداء المالي أو نشاط المبيعات أو رضا العملاء أو تقدم المشروع.
  • تم تصميم تقارير الإدارة لمساعدة المديرين على اتخاذ قرارات مستنيرة من خلال تزويدهم بمعلومات دقيقة وحديثة حول أداء إدارتهم أو المنظمة ككل.
  • غالبًا ما تشتمل على مخططات ورسوم بيانية وأدوات مساعدة بصرية أخرى لمساعدة المديرين على فهم المعلومات المقدمة بسرعة وسهولة.

أنواع التقرير

على الرغم من عدم وجود تصنيف عالمي موحد لأشكال التقارير، هناك بعض الفئات الشائعة والمفيدة في دراسة واستخدام التقارير:

  • التقارير الرسمية مقابل التقارير غير الرسمية
  • التقارير الطويلة مقابل التقارير القصيرة
  • التقارير الإعلامية مقابل التقارير التحليلية
  • تقارير المقترحات
  • التقارير الرأسية مقابل التقارير الجانبية
  • التقارير الداخلية مقابل التقارير الخارجية
  • التقارير الدورية
  • التقارير الوظيفية

خطوات كتابة التقرير

مراحل إعداد التقرير:

  • تصور المشكلة والموضوع وتحديده بدقة.
  • تصور الخطوات التي يتبعها الكاتب.
  • أن يكون الكاتب قد استقصى كل ما يتعلق بالموضوع الذي يجب أن يكتب عنه.
  • أن يحلل ما جمع، وأن يفسر ما استقصى، وأن يتأكد من صحة هذه المعلومات من مصادرها.
  • إظهار النتيجة المرجوة من التقرير.
  • كتابة توصيات إن وجدت أو لزم الأمر.
  • الاهتمام بالجوانب الفنية في التقرير مثل العناية بالمقدمة والخاتمة، وعلامات الترقيم، وجودة الخط، وتوضيح الأفكار…الخ، والقيام بطباعته وتنسيقه وترتيبه.

ما هي العناصر الهيكلية للتقرير

يجب التطرق إلى عناصر التقرير ومكوناته التي تميّزه عن أي فن آخر.

  • العنوان: يعطي العنوان فكرة مختصرة عن الموضوع بالتالي يجب أن يكون جذابًا لنظر القارئ لكي يحدث تأثيرًا جيّدًا؛ حيث يعتبر العنوان الواجهة الأمامية للتقرير وهو من عناصر التقرير المهمة.
  • الملخص: هو عبارة عن بيان يأتي في أوّل التقرير ليعطي فكرة عن محتواه وعليه أن يكون مختصرًا وواضحًا وأن تكون لغته سهلة مفهومة يستطيع أي شخص إدراكها.
  • المقدمة: تعدّ المقدمة أول جزء من عناصر التقرير والجزء التعريفي الخاص به وتعطي لمحة مختصرة عن الموضوع وتتضمن ترتيب وتوضيح تفاصيل محتويات التقرير.
  • ‏‏المحتوى: ‏يعرض المحتوى ال‏دراسات والحقائق ‏وذلك وفق تسلسل مترابط مع أجزاء التقرير ‏مع مراعاة ترتيب النقاط حسب الأهمية ‏ضمن المحتوى ويضم مجموعة من العناوين الفرعية والرئيسية.
  • النتائج: وهي عبارة عن الاستنتاجات التي يتمّ استخلاصها من التقرير، ويجب أن تكون هذه الاستنتاجات واقعية ومنطقية بعيدة كلّ البعد عن التحيّز من ثم تُجمع هذه النتائج ويقدم بناءً عليها النصائح والإرشادات وذلك للتقدم نحو الأمام.
  • التوصيات: هي المرحلة النهائية من أي تقرير حيث يتمّ اقتراح نصائح تناسب الموضوع وتساعد الشخص المعني بالعمل.
  • الملاحق: هي دليل الرجوع إلى المعلومات المتضمنة في التقرير، تتضمن بيانات إضافيّة مثل: النتائج، التوصيات، والاستنتاجات المتعلقة بالتقرير، وغالبًا ما يرغب المعنيون برؤية الملاحق فقط.